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做好你的媒體關(guān)系:在記者面前脫穎而出

小小細(xì)節(jié)會(huì)造成大大不同。如何做好你的媒體關(guān)系,讓自己在記者面前脫穎而出?下面是5個(gè)值得采用的小竅門(mén):

工作時(shí)段的每個(gè)工作日,記者們都要遭到來(lái)自公關(guān)人士的電郵和電話的轟炸??紤]到記者們收到的信息數(shù)量巨大,而且事實(shí)上很多信息根本是跑題、過(guò)時(shí)或弱智的,所以,大多數(shù)電子郵件被直接刪除而不做回復(fù),大多數(shù)電話也是草草幾句就收?qǐng)觥?strong>?

那么,在向記者推介一則深思熟慮、有新聞價(jià)值的信息時(shí),你應(yīng)該注意什么呢? 你怎么才能讓你的推介信息與眾不同,而又不顯得過(guò)于霸道或咄咄逼人呢??

要想引起記者注意并最終獲得他們的信任,成熟的公關(guān)專(zhuān)業(yè)人士會(huì)使用一些簡(jiǎn)單但是有效的措施。以下就是5個(gè)你可以效仿的小竅門(mén)。

避免推銷(xiāo),多做交流
沒(méi)有人喜歡被迫上課或被強(qiáng)行灌輸某些信息,受催稿截止日逼迫的記者大忙人們尤其如此。所以,在打電話跟進(jìn)電郵時(shí),最好以問(wèn)問(wèn)題的方式開(kāi)始談話。先聽(tīng)聽(tīng)他們的意見(jiàn),而不是開(kāi)始就問(wèn)他們對(duì)你們新聞的興趣如何。例如,問(wèn)問(wèn)他們對(duì)哪種故事感興趣,或者他們有沒(méi)有合適你們公司行業(yè)的記者可以聊一聊。

記者通常都會(huì)愿意幫忙。通過(guò)詢問(wèn)他們的意見(jiàn),你可能會(huì)切實(shí)地感受到某個(gè)特定故事可能真的引不起他們的興趣。而你通過(guò)溝通獲得的是,一個(gè)更適當(dāng)?shù)臏贤▽?duì)象、一個(gè)將來(lái)再次談話的機(jī)會(huì),或者發(fā)現(xiàn)記者對(duì)你的新聞中某方面可能有進(jìn)一步的興趣。

此外,如果在你們的談話過(guò)程中,你發(fā)現(xiàn)記者對(duì)某一個(gè)話題感興趣,而你又了解一些相關(guān)信息,那么即使這些與你的公司看上去毫無(wú)關(guān)系,你也應(yīng)該談?wù)勥@些信息。讓你自己成為一個(gè)有價(jià)值的信息源,可以使得記者在將來(lái)收到你的信息推介時(shí),態(tài)度更加積極親切。

不要群發(fā)電郵,代之以單對(duì)單的溝通
群發(fā)看上去聲勢(shì)浩大,但記住沒(méi)有人喜歡收到垃圾郵件。單對(duì)單的電子郵件總是更容易受到對(duì)方回復(fù)。但是,在盡短時(shí)間內(nèi)聯(lián)系到盡可能多記者的高壓任務(wù)下,人們常常采用捷徑,向預(yù)定的名單群發(fā)一份模板式的信息推介。雖然這看上去很有效率,但這絕不是在你的目標(biāo)記者群中引起興趣或尊敬的好辦法。 事實(shí)上,采用郵件群發(fā)的方法,幾乎可以確保你的溝通信息被扔到垃圾桶里去。

與上面的做法相反,你最好為你準(zhǔn)備接觸的記者度身定做溝通方案??偸怯盟?她的名字來(lái)親切稱(chēng)呼記者,開(kāi)篇語(yǔ)要簡(jiǎn)潔而有禮貌。看看他們最近的文章,然后在電郵中 提提這些文章。當(dāng)你顯示出對(duì)個(gè)人的興趣時(shí),你就是在表達(dá):對(duì)方是一個(gè)值得你花時(shí)間的重要人物。而這也會(huì)大大提升他們回復(fù)的概率。

清楚截稿日;理解記者的難處
在考慮何時(shí)與某個(gè)記者聯(lián)系時(shí),一個(gè)非常重要的考慮因素是他/她的截稿日。有時(shí),盡管你顯示了很大的誠(chéng)意,你的電郵可能還是會(huì)沒(méi)有回音或放在一邊,這時(shí)你得打一個(gè)跟進(jìn)電話。需要記住,記者們需要處理的工作量變化是非常大的;可能根本不存在一個(gè)完美的打入電話時(shí)間。你可以通過(guò)問(wèn)一個(gè)問(wèn)題表示你理解他們的難處:“我現(xiàn)在打電話過(guò)來(lái)合適嗎?” 通過(guò)讓你的信息推介材料簡(jiǎn)潔而切中要點(diǎn),也可以顯示出你很理解他們的難處。不要嘮叨瑣碎,而要顯得專(zhuān)業(yè)而禮貌。如果記者正在忙碌中,可以定下一個(gè)合適時(shí)間再打過(guò)去;如果看上去很難確定一個(gè)合適的通話時(shí)間,還可以問(wèn)問(wèn)是否重新發(fā)一封電郵會(huì)更合適。一般說(shuō)來(lái),記者們會(huì)樂(lè)于采納備用方案的,特別是在你已經(jīng)表現(xiàn)出對(duì)他們的理解并且認(rèn)真聽(tīng)取了他們的答復(fù)之后。

了解記者及其刊物
在與記者們聯(lián)系時(shí),一點(diǎn)點(diǎn)背景了解常能起到四兩撥千斤的作用。事先對(duì)記者的刊物做一些研究??纯纯锏哪繕?biāo)讀者是什么種類(lèi)的、其總部在哪里、多長(zhǎng)時(shí)間出一期。然后,搜索一下記者自己的文章,看看他們的興趣、發(fā)表所需時(shí)間以及風(fēng)格等。這樣你就能大致知道,他們可能會(huì)感興趣的東西是什么。在準(zhǔn)備電郵推介信息或準(zhǔn)備電話溝通時(shí),把他們的讀者可能從你的信息中獲益的理由重點(diǎn)闡述明白。

積極答復(fù),即使沒(méi)話找話
通過(guò)之前的新聞活動(dòng)中打交道,你會(huì)與某個(gè)記者建立起聯(lián)系關(guān)系,可能在某個(gè)時(shí)候,他會(huì)直接與你聯(lián)系。不管他們是因?yàn)樾那椴缓眠€是因?yàn)橐M(jìn)某個(gè)推介信息,請(qǐng)一定記住,你答復(fù)的速度往往決定了:你的公司名字會(huì)出現(xiàn)在發(fā)表的某篇文章中,還是會(huì)被放入“刪除文件”的文件夾中。一定要回復(fù)信息,即使你不能提供任何新的信息。除了正式的公關(guān)職業(yè)途徑外,你還得建立起互信的關(guān)系,并且發(fā)展這種關(guān)系。任何一個(gè)公關(guān)專(zhuān)業(yè)人士都會(huì)告訴你,與媒體建立根深蒂固的關(guān)系是成功進(jìn)行所有公關(guān)活動(dòng)的基礎(chǔ)。

以上五個(gè)小竅門(mén)看上去有點(diǎn)太常識(shí)性了——確實(shí)也是如此。但是,在日常工作中面對(duì)巨大任務(wù)壓力時(shí),這幾點(diǎn)卻常常被忘記、敷衍或者棄之一旁。然而,通過(guò)多花時(shí)間和多付努力,你真的可以大大提高你在一片嘈雜中被回復(fù)的機(jī)會(huì)。

原創(chuàng)文章,作者:劉曉林,如若轉(zhuǎn)載,請(qǐng)注明出處:http://m.trenddesign.com.cn/blog/archives/242

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