如何溝通記者？

打電話給記者，不管是國際記者還是記者，報社記者還是電臺記者，都可能很棘手，因為大家都知道，記者們很討厭公關(guān)。但是，事實上，我們對彼此都很重要。公關(guān)們應(yīng)該獲得記者的尊重，并且讓記者們知道他們之間的關(guān)系是互利的。

公關(guān)和記者之間的障礙很多時候是由開始接觸時的誤會引起的。你也許會因為記者不會你電話或拒絕采用你的新聞稿而沮喪，但是你自己也應(yīng)該負(fù)一部分責(zé)任。經(jīng)驗不足和缺乏自信都很容易讓記者否定你。如果第一次接觸記者的時候，你顯得很專業(yè)，而且明白什么是影響你們建立友好關(guān)系的障礙，你就會準(zhǔn)備得更充分。

記者們每天大概接到20-200篇新聞稿，想象一下他們一天要接多少個電話。所以，在電話上，你只有5-10秒時間去吸引他們的注意力。這篇文章將給你一些建議，告訴你如何與記者打交道。

如何給記者打電話？

你不應(yīng)該問記者可不可以給你幾分鐘，因為這正好給了他們拒絕你的機會。如何與記者打交道其實并沒有對錯之分。

1. 尋找一種你覺得舒服的方式或開場
2. 介紹一下自己和你的客戶
3. 避免給記者太多的信息，否則他們會掛電話的。你只有幾秒鐘時間吸引他們的注意力，所以直接進入主題，告訴他們你的新聞。

準(zhǔn)備工作

?這也許是打電話前最重要的工作了–——一定要了解你的客戶。

1. 準(zhǔn)備好回答新聞以外的其他問題，因為記者們經(jīng)常會要更多關(guān)于客戶的信息或者他們所在行業(yè)的信息。準(zhǔn)備好如何回答關(guān)于客戶或者其所在行業(yè)的歷史或者發(fā)展前景的問題，特別是在你的客戶或者其所在行業(yè)在當(dāng)時很有新聞價值的情況下。
2. 確定你要傳播的重點。有時候打電話前先在稿子上標(biāo)出這些重點也是很有用的。
3. 能引起別人興趣的觀點不要超出你的新聞稿內(nèi)容。
4. 如果你的目標(biāo)是廣播傳媒，想想你的新聞是否可以提供聲音片斷或者視頻片斷。

了解自己的新聞

打電話給記者前，先問問自己以下幾個問題：

1. 為什么要找記者 ？
2. 這則新聞和觀眾或者讀者有什么關(guān)系？
3. 這則新聞有什么媒體意義？
4. 記者可能會問什么問題？

如果你自己都不知道該怎么準(zhǔn)確無誤地回答這些問題，你肯定會碰壁的。

如果你和記者不太熟或者不太自信的話，打電話前先準(zhǔn)備一下也是很必要的，如和團隊里的其他同事先模擬練習(xí)等，也可以試著給自己做一些小紙條。但是切忌像讀文章似的，一定要脫離準(zhǔn)備好的材料，自然地與記者進行溝通。

了解你的媒體

想想記者在為誰寫新聞，問問自己誰是“最終使用者”，誰是觀眾或讀者等。如果你的故事很普通，像紐約時報那樣的報紙估計就不會采納了，反之亦然。先在腦海中揣摩一下自己的目標(biāo)觀眾，然后設(shè)法讓新聞引起他們的興趣。如果讀者都沒有興趣，記者就更不可能有了。

同時，你應(yīng)當(dāng)明白記者的工作壓力是很大的。每天幾十個公關(guān)的電話、編輯催著要新聞、截止日期逼近等等，所以，他們不會給你太多時間除非你的新聞很吸引他們。
所以，在打電話前，你最好先考慮一下這幾個問題：

1. 你在和誰打交道？為什么要和他打交道？你的故事是特輯還是新聞？
2. 你要怎么接近他們？是通過電話、傳真、郵件還是其他的方式？
3. 什么時候開始？怎樣開始？
4. 記者想要什么東西？你為他準(zhǔn)備圖片、商標(biāo)等了嗎？
5. 你的客戶要進行采訪嗎？
6. 什么時候給他們打電話合適？
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反敗為勝

被拒絕后掛點電話一走了之事很容易的事，但是記住，記者們倉促的決定并不一定是正確的。所以，如果你可以讓記者的工作簡單些，你為你客戶爭取發(fā)新聞稿的機會就會大些。

如果你確信你的新聞很值得發(fā)布而且記者正在錯過這個機會，相信自己，放松一下，然后按照下面的指導(dǎo)行動：

1. 考慮一下別的媒體
2. 問問記者為什么新聞不能采用
3. 想想怎樣才能讓新聞吸引他們
4. 向記者咨詢有沒有別人會喜歡這條新聞
5. 他們是否認(rèn)為該新聞可以引起讀者的興趣
6. 作為公關(guān)，讓新聞發(fā)布確實是你的職責(zé)，但也要保持理智，如果新聞?wù)娴牟缓?，千萬不要硬推給記者。

后續(xù)工作

從本文后部一些記者的評論可看出，記者們在新聞稿的后續(xù)工作上意見是有分歧的。很多記者討厭接到“跟蹤”電話，因為他們不可能記住每一篇新聞稿。如果他們對新聞有興趣的話，他們會主動找你的。

確實，媒體有時也會出錯。如果你真的為人一家重要媒體可能錯過了一則重大新聞，那就趕緊去確認(rèn)。可以通過電話，也可通過郵件。但是，千萬不要留備注或者把整片新聞稿粘貼雜上面。在任何情況，問問記者（你希望與其建立良好關(guān)系的記者）他希望怎樣跟蹤新聞都是不會錯的。

記住以下幾個基本原則：

1. 要現(xiàn)實
2. 這條新聞?wù)娴挠袃r值嗎？對每個客戶而言，他們的最新產(chǎn)品都是頭條新聞。而你的工作就是滿足他們的愿望。如果他們的想法一點都不現(xiàn)實，坦白告訴他們。別給了他們希望，然后又讓他們失望。
3. 要時刻了解時事。如果所有的報社都忙著報導(dǎo)世界級的重大新聞，你的新聞再好，對他們來說也是沒有意義的。那樣，最好考慮一下把日期推后。

?最后，不要把記者看得太難接觸。他們的工作壓力確實很大，但是記住你們的互利—我們今天的故事也許就是他們將來的新聞。

?記者們的建議：

我們采訪了不同領(lǐng)域的記者對于公關(guān)該如何減輕他們的工作，增大自己新聞稿發(fā)布的可能性。

Mark Gomm, The Evening Standard, Hot Property

?1、什么樣的新聞稿才是好的新聞稿？
信息要對我有用
我可以得到進一步的信息
有可采用的、好的圖片

?2、在你看來，怎樣的故事才有賣點呢？
嗯，要不就有特別突出的題目或者特色，要不就要對媒體有好的價值。

?3、你覺得公關(guān)什么時候、怎樣聯(lián)系你比較好？
先打個電話，然后發(fā)封郵件。或者如果很熟的話，可以直接發(fā)郵件。其實，這是因人而異的。

?4、對于公關(guān)來說，你有什么好的建議呢？
找出幾位關(guān)鍵人物，然后和他們建立良好的關(guān)系。

?5、怎樣才可以使公關(guān)的工作簡單些呢？

這個很難說，但是千萬不要總纏著記者，并且給別人期限。

Rachel Dobson, Senior Features Writer, The People

1、準(zhǔn)備工作
公關(guān)們一定要想想記者可能會問的問題，比如人物、故事、地點、時間等等。
人物包括所有相關(guān)的人和他們的長相？（記住媒體總是喜歡好看的人）
如果你的新聞稿包含圖片，他們肯定想知道他們是否可以附上自己的圖片

2、方法
不要發(fā)一些沒經(jīng)過記者同意的書面材料，他們是不會讀的。
讀一讀你想發(fā)表新聞稿的報紙或雜志，先了解清楚你要聯(lián)系的記者
對周刊或者日報來說，最好早上打電話。對每日專欄來說，最好是下午4點以后打電話

3、Know the title
Don’t ask for the recipe page editor – especially if that publication doesn’t have one.
弄清楚具體的人和他們的新聞會議的時間等，并做好記錄
要發(fā)布在周一的報上是最難的，所以周五前就要先聯(lián)系好